ما همه روزه بخش زیادی از زمان را به ارتباط برقرار کردن با دیگران می‌گذرانیم تا هر چه بیشتر بتوانیم نیازهای خود را بیان کرده و نیازهای دیگران را درک کنیم. توانایی ارتباط موثر به ما کمک می‌کند تا با دیگران ارتباط کلامی و غیرکلامی موثرتری داشته باشیم و با غلبه  بر خجالت، نظرات خود را برای دیگران ابراز کنیم. اگر این مهارت را کسب کرده باشیم، در مواقع لازم می‌توانیم با تقاضاهای نامناسب دیگران مخالفت کنیم. این توانایی به ما کمک می‌کند تا بتوانیم به صورت کلامی و غیرکلامی و مناسب با فرهنگ جامعه و موقعیت، خود را نشان دهیم.

بدین معنی که ما می‌توانیم نظرها، عقاید، خواسته‌ها، نیازها و هیجان‌های خود را ابراز و به هنگام نیاز بتوانیم از دیگران درخواست کمک و راهنمایی کنیم. تقاضای کمک راهنمایی از دیگران در مواقع ضروری، از عوامل مهم یک رابطه سالم است. اجزای توانایی ارتباط موثر عبارتند از:ارتباط کلامی و غیرکلامی موثر ، ابراز وجود، ، مذاکره، امتناع، غلبه بر خجالت، گوش دادن. همه ما برای برقرار کردن ارتباط با دیگران، صرف‌نظر از اینکه چقدر با آنها صمیمی یا ناآشنا هستیم، با صحبت و گوش کردن (گفت‌وگو) ارتباط برقرار می‌کنیم. همکلاسی‌ها، دوستان، آشنایان و خانواده همه جزء شبکه گسترده ارتباطی ما هستند که امکان پذیرش، آرامش، دانستن و احساس بهتر را برای ما مهیا می‌کنند.

بهبود کیفیت روابط این شبکه، یکی از روش‌های بسیار مهم برای رسیدن به سلامت روان است. در حقیقت در مهارت برقراری رابطه موثر می‌خواهیم شیوه صحیح یک ارتباط کلامی  و غیرکلامی را بیاموزیم تا  بتوانیم نظرها، عقاید، خواسته‌ها، نیازها و هیجان‌های خود را به‌طور صحیح ابراز کرده و به هنگام نیاز از دیگران درخواست کمک و راهنمایی کنیم. ضعف در مهارت‌های اجتماعی منشا بسیاری از آسیب‌ها است. از جمله: ترک تحصیل، کم‌سوادی، فقدان موفقیت تحصیلی، خشونت، بزهکاری و اعتیاد.

به‌طور کلی ضعف در مهارت‌های اجتماعی هم چون توانایی برقراری ارتباط موثر در کودکان و نوجوانان، علت رفتارهای پرخاشگرانه یا گوشه‌گیری و انزواست. این افراد پرخاشگر و ناکام و منزوی معمولا احساس حقارت کرده و عزت نفس ضعیفی دارند. در واقع ارتباط مفهومی است که از درون فرد برخاسته و به دیگران راه یافته و از فردی به فرد دیگر منتقل می‌شود. اولین جزء اصلی ارتباط تفهیم بوده که یک فرآیند دو طرفه است.

یعنی فرد، هم معانی پیامی را که می‌خواهد انتقال دهد باید بداند و بفهمد و هم بتواند به مخاطب خود بفهماند که چه می‌خواهد بگوید و منظورش چیست. به عبارت دیگر، یک جزء ارتباط تفهیم و جزء دیگر آن تفاهم است. ارتباط به تسهیم هم نیازمند است که دارای جوانب مختلفی است. گاهی غذای خود را قسمت می‌کنیم، گاهی چیزهایی را که یاد گرفته‌ایم به دیگران یاد می‌دهیم، گاهی خبری را که شنیده‌ایم به دیگران می‌گوییم، گاهی شادی و عواطف یا مشکلات و سختی‌ها و ناراحتی‌های خود را با آنها در میان می‌گذاریم و به این طریق آنها نیز حمایت‌های عاطفی خود را با ما در میان می‌گذارند تا ما احساس آرامش و راحتی بیشتری کنیم.

ارتباط موثر با دیگران، نیاز به خلاقیت دارد. هر یک از ما در هر لحظه در شرایط ادراکی ویژه ای به سر می بریم. اگر از شیوه مورد علاقه شخص مخاطب خود استفاده کنید و خود را در سطح دیگران قرار دهید و از زبان آنها برای انتقال نقطه نظرهای خود استفاده نمایید، او به اقدام و خواسته شما پاسخ مثبت خواهد داد و اغلب به نتیجه دلخواه مورد نظر خود یعنی ارتباط موثر خواهید رسید. در بحث ایجاد ارتباط و چگونگی برقراری آن، متقاعد نمودن دیگران، هنر بدست آوردن حمایت و همکاری افراد و فرآهم آوردن شرایطی که افراد بتوانند مطابق میل و خواسته شما رفتار کنند، عناصری اصلی و تعیین کننده هستند.

ایجاد ارتباط از راههای مختلفی صورت می پذیرد.

الف: به حرفهای دیگران خوب گوش دهید

یکی از روشهای مهم در برقراری ارتباط موثر و درک بهتر مخاطب خود و ایجاد شرایطی که او نیز بتواند شما را بهتر درک کند، گوش دادن پویا است، که هنریست همپای سخن گفتن و کسی که بخوبی به صحبتهای دیگران گوش می سپارد می تواند رابطه خوبی با آنها برقرار کند. ارتباط واقعی زمانی ایجاد می شود که به سخنان مخاطب خود به خوبی گوش فرادهیم، منظور این است که به گفته ها و طرز تلقی و نقطه نظر های مخاطب خود به گونه ای خاص گوش فرادهیم، متوجه گردیم او چه منظوری و چه احساسی دارد و به قالب فکری او در مورد حرفی که می زند دقیق شویم.

اگر از شیوه مورد علاقه شخص مخاطب خود استفاده کنید و خود را در سطح دیگران قرار دهید و از زبان آنها برای انتقال نقطه نظرهای خود استفاده نمایید، او به اقدام و خواسته شما پاسخ مثبت خواهد داد

درک همدلانه، روش بسیار موثری است که می تواند تغییرات فراوانی در شخصیت ایجاد کند بنابراین گوش دادن موثر به مخاطب بدین معناست که بتوان مانند او دید، شنید و احساس کرد. در واقع این نوعی همگام شدن و برقراری ارتباط مؤثر است. در رابطه با همگام شدن و همزبانی روحیه شما با مخاطبان، سرعت صحبت و حتی هم نفس شدن شما با آنها، ارتباط موثرتری ایجاد می کند و درک متقابل شما و او را به حداکثر می رساند. با همسان کردن روشهای ادراکی خود با مخاطبتان تضمین می کنید که شما و او در سطح مشابهی ارتباط برقرار می سازید. اما باید به این مساله توجه داشت که حتی اگر منظور و نیت مخاطب خود را به درستی درک کنید، ممکن است هنوز در بسیاری مواقع اشخاص از معنای پنهان در پس پرده سخن خود آگاه نباشند. از جمله راههای اطلاع از معانی پنهان و در پس پرده، استفاده از کلید “چرا” است، اما کلمه پرسشی “چرا؟” نیز می تواند مشکلاتی ایجاد کند.

این طرز سوال کردن گاه در شخص مخاطب احساس تحقیر و یا جبهه گیری ایجاد می کند، بخصوص اگر با لحنی متهم کننده مطرح شود، داوری منفی را به مخاطب شما انتقال می دهد. راه دیگر برای اطلاع از معانی پنهان در پس سخنان دیگران،طرح کلمه سوالی “چه” است. این کلمه پرسشی و کلماتی چون چه کسی؟ کدام؟ کجا؟ اگر به شکل تهدید کننده ای مطرح نگردد اغلب جواب های مشخصی فراهم می آورد. در کل باید به این نکته توجه داشت که سؤالاتی که با “چه؟” شروع می شوند، درمقایسه با جملاتی که با “چرا؟” شروع میشوند جواب مشخصتری به دست می دهد. طرح جملات سوالی با “چرا؟” اغلب منجر به تعمیم دادن یا گرفتن موضع تدافعی، می شود.

در انتها ضمن صحبت با مخاطب خود اقدامات زیر را انجام دهید:

با آرامش خاطر و اطمینان بنشینید و نگاهتان را به چشمان مخاطب خود بدوزید.

با دقتی وسواس گونه به حرفهایش گوش دهید.

در صورت نیاز از او توضیح بخواهید، زیرا افراد خوششان می آید و این تصور ایجاد می شود که مطالبشان مهم بوده و شما به آن توجه دارید.

اگر صلاح دانستید، درپایان صحبتهایتان با دیگران با صراحت اظهار نظر کنید و در صورت نیاز پیشنهاد داده ولی بیاد داشته باشید که اگر می خواهید پیشنهادی ارائه دهید، سعی کنید اصول و ضوابط لازم را در نظر بگیرید، پیشنهاد و طرحهایی که فقط موارد ایراد را در نظر می گیرند، پذیرفته نخواهند گردید.

درک همدلانه، روش بسیار موثری است که می تواند تغییرات فراوانی در شخصیت ایجاد کند بنابراین گوش دادن موثر به مخاطب بدین معناست که بتوان مانند او دید، شنید و احساس کرد.

ب : چگونه سخن گفتن را بیاموزید

به هنگام گفتگو رفتار و گفتاری پسندیده داشته باشید تا به نتیجه دلخواه و مورد نظر دست یابید و ارتباط مناسبی را با آنها برقرار سازید.

رعایت نکات زیر به شما در روند یک مذاکره سودمند یاری می رساند:

در سخن گفتن شتاب نکنید. موضوع بحث و گفتگو را چندین بار قبلاً با خود با صدای بلند تکرار کنید تا هنگام ادای آنها دچار فراموشی یا لکنت زبان نشوید.

جملات ساده، کوتاه و رسا بکار ببرید و شیوه خلاصه گویی را در پیش بگیرید.

گفته های خویش را با اطمینان و اعتماد به نفس ادا کنید و انتظار نداشته باشید دیگران آنچه را که شما با شک و تردید بر زبان می آورید، باور کنند.

اگر در حین مذاکره متوجه شدید که مخاطبتان مایل به صحبت کردن است به او مجال دهید افکارش را بروز دهد و اطلاعات و معلوماتش را برای شما بیان کند.

در برابر ترش روترین و عبوس ترین اشخاص هرگز بشاشیت خود را از دست ندهید و هنگام گفتگو نیز تمام قوایتان را برای کسب کامیابی متمرکز سازید.

در اکثر مذاکرات باید ابتدا بین طرفین، تمایل اولیه به صحبت کردن وجود داشته باشد. در این زمان است که میدان برای ارائه تفکر و تبادل اندیشه گسترده تر شده و در نتیجه امکان موفقیت بیشتر می شود.

در سخن گفتن و مذاکره باید شیوه ای درست و مبتنی بر اندیشه ، دقت و حوصله و تعقیب اصولی مطالب، در پیش گرفت و گرنه موفقیت از آن ما نخواهد بود.

منبع: TFETIMES و http://20tech.ir/%D8%B3%D9%88%D8%A7%D8%AF-%D8%A7%D8%B1%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%B7%DB%8C/